Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego na terenie Spółdzielni Mieszkaniowej „Piast" w Barlinku

 

REGULAMIN FUNKCJONOWANIA
MONITORINGU WIZYJNEGO
NA TERENIE SPÓŁDZIELNI
MIESZKANIOWEJ „PIAST" W BARLINKU

 

 

 

Załącznik do Uchwały Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej „PIAST” w Barlinku nr 48/2023 z dnia 20 listopada 2023 roku

 

 

 

I. Podstawa prawna

  1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Europy z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1) dalej: RODO.
  2. Ustawa z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2019.1781 ze zmianami).
  3. Statut Spółdzielni Mieszkaniowej „Piast” w Barlinku.

 

II. Użyte określenia w regulaminie oznaczają:

  1. Spółdzielnia – Spółdzielnia Mieszkaniowa „PIAST” w Barlinku,
  2. Zarząd – Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „PIAST” w Barlinku,
  3. mieszkańcy - osoby zamieszkujące w lokalach mieszkalnych zarządzanych przez Spółdzielnię Mieszkaniową „PIAST” w Barlinku, członkowie Spółdzielni, którym przysługuje spółdzielcze lokatorskie oraz własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, prawo odrębnej własności lokalu jak i osoby nie będących członkami Spółdzielni, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub prawo odrębnej własności lokalu, najemcy lokali mieszkalnych lub osoby które zajmują lokale mieszkalne bez tytułu prawnego,
  4. monitoring – monitoring wizyjny wraz z infrastrukturą kablową i kamerami,
  5. zasoby – nieruchomości oraz budynki mieszkalne, pawilony oraz lokale użytkowe będąca własnością bądź zarządzane przez Spółdzielnię,
  6. nieruchomości – nieruchomości budynkowe oraz nieruchomości niezabudowane będące w posiadaniu Spółdzielni, co do których przysługuje Spółdzielni tytuł prawny bądź są zarządzane przez Spółdzielnię,
  7. budynek mieszkalny – nieruchomości budynkowe wielorodzinne posadowione na nieruchomościach gruntowych, co do których przysługuje Spółdzielni prawo własności, współwłasności lub użytkowania wieczystego lub też nie przysługuje żaden tytuł prawny – będący w zarządzaniu Spółdzielni,
  8. lokal użytkowy – pomieszczenie lub zespół pomieszczeń znajdujących się w budynku mieszkalnym lub niemieszkalnym, stanowiącym mienie Spółdzielni w którym prowadzi się działalność gospodarczą lub inną działalność o funkcji niemieszkalnej. Za lokal użytkowy może być również uważana wyodrębniona część lokalu mieszkalnego przeznaczona na prowadzenie działalności oraz nieruchomość gruntowa stanowiąca mienie Spółdzielni będącą przedmiotem dzierżawy.
  9. Administrator Danych Osobowych – administratorem danych osobowych rejestrowanych w zasobach Spółdzielni jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „PIAST” w Barlinku, natomiast danych rejestrowanych w lokalach użytkowych jest najemca.
  10. nośnik danych – wszelkie nośniki, na których informacje zapisane są w postaci elektronicznej, w szczególności dyski, karty magnetyczne, płyty CD lub pamięci przenośne.

 

III. Zapisy ogólne

  1. Administratorem danych osobowych urządzeń monitoringu wizyjnego jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „PIAST" w Barlinku, ul. Wodna 2, 74-320 Barlinek. Treść klauzuli informacyjnej dotyczącej danych osobowych stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
  2. Dane pochodzące z nagrań umożliwiających identyfikację osoby, zarejestrowane i przechowywane, uważane są za dane osobowe.
  3. Wykorzystywanie zarejestrowanych przez kamery monitoringu danych nie może naruszać wolności, godności osobistej oraz prawa do prywatności osób zarejestrowanych przez system monitoringu wizyjnego.
  4. Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej „PIAST" w Barlinku, ul. Wodna 2, 74-320 Barlinek określa:
    1. cel oraz obszar objęty monitoringiem wizyjnym,
    2. zasady funkcjonowania monitoringu wizyjnego,
    3. zasady korzystania z monitoringu wizyjnego,
    4. udostępnianie danych osobowych objętych monitoringiem wizyjnym,

 

IV. Cel oraz obszar objęty monitoringiem wizyjnym.

  1. Tereny zarządzane przez Spółdzielnie mogą być monitorowane urządzeniami nagrywającymi obraz.
  2. Celem monitoringu wizyjnego jest:
    1. zwiększenie bezpieczeństwa mieszkańców Spółdzielni,
    2. ograniczenie wybryków chuligańskich oraz innych zachowań niepożądanych zagrażających zdrowiu i bezpieczeństwu innych osób,
    3. ograniczenie dewastacji oraz kradzieży,
    4. rejestracja zdarzeń umożliwiających ustalenie sprawcy szkody lub kradzieży,
    5. poprawa bezpieczeństwa na parkingach, w szczególności w zakresie zapobiegania kradzieżom samochodów, włamaniom oraz uszkodzeniom mienia,
    6. ograniczenie spożywania alkoholu w miejscach niedozwolonych,
    7. ograniczenie przebywania na nieruchomościach Spółdzielni osób bezdomnych.
    8. przeciwdziałanie zaśmiecania terenów nieprzeznaczonych do składowania odpadów.
  1. Infrastruktura Spółdzielni, która może być objęta monitoringiem to w szczególności:
    1. części wspólne budynków w zasobach Spółdzielni,
    2. elewacje,
    3. klatki schodowe,
    4. urządzenia techniczne,
    5. punkty gromadzenia odpadów i inne obiekty małej architektury,
    6. place zabaw,
    7. główne wejścia do piwnic,
    8. tereny Spółdzielni wokół budynków,
    9. ciągi piesze i pieszo-jezdne,
    10. tereny zielone,
    11. tereny rekreacyjne,
    12. parkingi.
  2. Monitoringiem nie mogą być objęte wejścia do mieszkań oraz okna, balkony i loggie budynków mieszkalnych.
  3. Wybór miejsc objętych monitoringiem należy do wyłącznej kompetencji Zarządu.
  4. Obszar objęty monitoringiem oznacza się tabliczkami informacyjnymi umieszczonymi w widocznych miejscach.
  5. Tabliczka informacyjna zawiera:
    1. piktogram kamery,
    2. napis "UWAGA ! TEREN lub OBIEKT MONITOROWANY",
    3. klauzulę informacyjną zgodną z art. 13 RODO.
  6. Za prawidłowe oznaczenie terenu objętego zakresem monitoringu odpowiada Dział Techniczny Spółdzielni.
  7. Pracownicy Spółdzielni powinni być poinformowani o funkcjonowaniu w Spółdzielni systemu monitoringu wizyjnego, gdy system monitoringu zostanie zainstalowany w siedzibie Spółdzielni w sposób zgodny z obowiązującym Regulaminem Pracy.

 

V. Zasady funkcjonowania monitoringu wizyjnego

  1. Monitoring wizyjny działa całodobowo.
  2. System monitoringu wizyjnego składa się z:
    1. kamer,
    2. urządzeń rejestrujących obraz na nośniku danych,
    3. urządzeń peryferyjnych tj. monitor,
    4. oprogramowania,
    5. infrastruktury niezbędnej do funkcjonowania systemu.
  3. Rejestracji i zapisu na nośniku danych podlega wyłącznie obraz (wizja) z kamer systemu monitoringu. Nie rejestruje się dźwięku (fonii).
  4. Rejestrator danych znajdować się będzie w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu należącym do Spółdzielni.
  5. Do rejestratorów, nośników danych (dysków twardych, płyt CD/DVD, pendrive'ów, itp.) oraz obszarów przetwarzania danych osobowych z monitoringu wizyjnego mają dostęp tylko osoby upoważnione na piśmie przez Zarząd Spółdzielni:
    1. Członek Zarządu
    2. Pełnomocnik Zarządu,
    3. Pracownicy Działu Technicznego,
    4. firma konserwująca urządzenia.
      Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 6.
  6. Zarząd decyduje o liczbie kamer, parametrach technicznych jak też określa ich lokalizację.
  7. Zarząd może zlecić firmom zewnętrznym badanie poprawności działania, dokonywanie napraw oraz rozbudowę sieci monitoringu. Szczegółowe zasady administrowania danych i obsługi określone są w odrębnych umowach z wykonawcami monitoringu.
  8. Za właściwe przechowywanie i zabezpieczenie zapisu przed dostępem do niego osób nieuprawnionych oraz odpowiednie funkcjonowanie monitoringu oraz rejestratorów odpowiadają wyznaczeni pracownicy Działu Technicznego.
  9. Wszystkie dane rejestrowane przez monitoring są zapisywane na rejestratorach danych i przechowywane nie dłużej niż przez 30 dni od dnia nagrania, po czym są automatycznie kasowane (nadpisywane).
  10. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w pkt 9 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
  11. Osoby pisemnie upoważnione do pracy z systemami monitoringu wizyjnego są zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w trakcie prowadzenia monitoringu oraz dotyczących bezpieczeństwa funkcjonowania systemów monitoringu. Rejestr osób upoważnionych stanowi załącznik nr 7.

 

VI. Zasady korzystania z monitoringu wizyjnego

  1. Dostęp do danych rejestratora zabezpieczony jest hasłem.
  2. Prawo do ustalenia bądź zmiany hasła dostępu do rejestratora ma Zarząd.
  3. Dla urządzeń rejestrujących prowadzi się dziennik monitoringu w Dziale Technicznym, w którym odnotowuje się wszelkie zdarzenia związane z funkcjonowaniem monitoringu na terenie Spółdzielni. Dziennik monitoringu jest wewnętrznym dokumentem Spółdzielni i zawiera informacje o takich zdarzeniach jak:
    1. zniszczenia urządzeń tj. datę zniszczenia, adres i miejsce instalacji urządzenia,
    2. przypadki wykonania i zabezpieczenia kopii zapisu z monitoringu - datę utworzenia kopii, na czyje polecenie, okres czasu objęty nagraniem,
    3. przypadki udostepnienia (przekazywania) kopii zapisu z monitoringu - datę, na czyje polecenie, komu udostępniono, okres czasu objęty nagraniem,
    4. przypadki udostępniania wglądu do bieżącego zapisu monitoringu lub zapisu zarejestrowanego, osobom upoważnionym innym niż osoby odpowiedzialne za obsługę monitoringu - datę, na czyje polecenie, imię i nazwisko osoby dopuszczonej do wglądu, okres czasu objęty nagraniem.
      Wzór dziennika monitoringu stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
  4. W przypadku uzyskania informacji o zaistnieniu zdarzenia wymienionego w pkt 3 pracownik Działu Technicznego zgłasza to niezwłocznie do Zarządu.
  5. Informacje zawarte w dzienniku monitoringu mają charakter poufny i wgląd do niego ma tylko Zarząd, wyznaczeni pracownicy Działu Technicznego, Inspektor Ochrony Danych Osobowych oraz Administrator Systemów Informatycznych.

 

VII. Udostępnienie danych osobowych objętych monitoringiem.

  1. Spółdzielnia zabezpiecza nagranie oraz udostępnia kopię zapisu z monitoringu na pisemny wniosek podmiotów, które wskażą podstawę prawną oraz interes prawny:
    1. osoby trzecie, których dane dotyczą,
    2. organy lub instytucje, w zakresie prowadzonych przez nie czynności prawnych np. Policja, sądy, prokuratura, na podstawie odrębnych przepisów, prawa.
    3. Osoba obsługująca monitoring ( Pracownik Działu Technicznego)
    4. Ubezpieczycielowi Spółdzielni w ramach prowadzonej likwidacji szkody osobowej lub majątkowej zgłoszone przez osoby trzecie.
      Wzór wniosku o zabezpieczenie danych z monitoringu stanowi załącznik nr 5 Regulaminu. Wzór wniosku o wydanie kopii nagrania z monitoringu stanowi załącznik nr 3 Regulaminu.
  2. Żądanie zabezpieczenia monitoringu realizowane jest do 14 dni po otrzymaniu pisemnego wniosku.
  3. Osoba trzecia ma prawo dostępu do własnych danych (wizerunku) zapisanych na obrazie monitoringu oraz do żądania ich wydania.
  4. Osobie trzeciej, która złożyła wniosek udostępnia się fragment nagrania, który obejmuje tę osobę lub zdarzenie, które jej dotyczy po zanonimizowaniu wizerunku osób innych, które widoczne są na nagraniu oraz po podpisaniu Oświadczenia które jest załącznikiem nr 4 do Regulaminu oraz po uiszczeniu opłaty za nośnik pamięci i wykonane czynności w wysokości 200zł netto na rachunek bankowy Spółdzielni.
  5. Osoba trzecia powołująca się na nagrania monitoringu może złożyć wniosek dowodowy do odpowiedniej instytucji ze zobowiązaniem Spółdzielni do udostępnienia nagrań tej instytucji.
  6. Zabezpieczenie danych z monitoringu polega na ich zarejestrowaniu na nośnikach danych, umożliwiających ich powielanie.
  7. Nośnik danych, na których skopiowano pliki z monitoringu wizyjnego powinien zostać zapakowany do koperty z opisem zawierającym:
    1. imię i nazwisko wnioskodawcy,
    2. numer porządkowy kopii,
    3. okres, którego dotyczy nagranie,
    4. datę wykonania kopii,
    5. dane osoby, która wykonała kopię.
  8. Nośniki zawierające zarejestrowane dane powinny być przechowywane w specjalnie wyznaczonym do tego miejscu.
  9. Przekazywanie nagrania monitoringu odbywa się:
    1. za pisemnym pokwitowaniem w przypadku odbioru osobistego,
    2. przesyłką poleconą ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
  10. Dane z monitoringu zabezpieczone na wniosek podmiotu uprawnionego są przechowywane przez Spółdzielnię przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania. Termin może ulec przedłużeniu, tylko do czasu postępowania prowadzonego na podstawie prawa.
  11. Po upływie tego terminu zabezpieczone dane są komisyjnie niszczone.
  12. Nośnik danych zawierający zapisy z monitoringu wizyjnego zwrócony przez organ podlega komisyjnemu zniszczeniu.
  13. W skład Komisji wchodzi: Zarząd i pracownik Działu Technicznego.
  14. Datę zniszczenia zabezpieczonych kopii odnotowuje się w dzienniku monitoringu.

 

VIII. Monitoring w pomieszczeniach stanowiących biura Spółdzielni.

  1. Dopuszcza się możliwość montażu monitoringu wewnątrz lokali wykorzystywanych, jako pomieszczenia biurowe Spółdzielni Mieszkaniowej „PIAST” w Barlinku.
  2. W przypadku montażu monitoringu w lokalach, o których mowa w pkt 1 ich administratorem pozostaje Spółdzielnia Mieszkaniowa „PIAST” w Barlinku.
  3. Miejsca objęte monitoringiem muszą być oznaczone tabliczkami informacyjnymi, które powinny zawierać:
    1. piktogram kamery,
    2. napis: UWAGA OBIEKT MONITOROWANY.
    3. klauzulę informacyjną RODO.
  4. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, pomieszczenia socjalnego oraz pomieszczeń biurowych.
  5. Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 30 dni od dnia nagrania.
  6. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w pkt 5 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
  7. Po upływie okresów, o których mowa w pkt 5 lub 6, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
  8. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w pkt 5.

 

IX. Postanowienia końcowe.

  1. Zarząd wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przechowywania nagrań obrazu i danych osobowych klientów, lokatorów, mieszkańców, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, uzyskanych podczas monitoringu wizyjnego opisanego w niniejszym regulaminie.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem ostateczną decyzję podejmuje Zarząd.
  3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 20.11.2023r.

Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „PIAST” w Barlinku

 

 
 
 
 
 
 

  

 
Uchwała Nr 48/2023