INSTRUKCJA

PROCEDURY ZAŁATWIANIA SPRAW Z ZAKRESU DOSTĘPU DO INFORMACJI W SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ „PIAST” W BARLNKU

 

(tekst jednolity)

 

Załącznik do Uchwały Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej „Piast” w Barlinku nr 58/2005 z dnia 30 września 2005 roku

 

Zmiany: Uchwała Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej „PIAST” w Barlinku nr 24/2020 z dnia 1 września 2020 roku w sprawie zmiany treści Załącznika nr 2 i Załącznika nr 3 do jednolitego tekstu „Instrukcji procedury załatwiania spraw z zakresu dostępu do informacji w Spółdzielni Mieszkaniowej „PIAST” w Barlinku”.

 

Zmiany: Uchwała Zarządu SM” Piast” nr 19/2007 z 14 lutego 2007 roku w sprawie zmiany postanowień Instrukcji procedury załatwiania spraw z zakresu dostępu do informacji w Spółdzielni Mieszkaniowej „Piast” w Barlinku

 

ROZDZIAŁ I      POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

1. Instrukcja niniejsza reguluje tryb i sposób prowadzenia spraw związanych z udzielaniem informacji nt. działalności Spółdzielni Mieszkaniowej „Piast” w Barlinku, których jawność nie została wyłączona na podstawie przepisów szczegółowych.
2. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:

1) Spółdzielni – należy przez to rozumieć Spółdzielnię Mieszkaniową „Piast” w Barlinku,
2) Instrukcji – należy przez to rozumieć Instrukcję procedury załatwiania spraw z zakresu dostępu do informacji w Spółdzielni Mieszkaniowej „Piast” w Barlinku,
3) Radzie Nadzorczej – należy przez to rozumieć Radę Nadzorczą Spółdzielni Mieszkaniowej „Piast” w Barlinku,
4) Zarządzie – należy przez to rozumieć Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „Piast” w Barlinku,
5) Osobie uprawnionej – należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do uzyskania wglądu do dokumentacji, tj.:

a) członka Spółdzielni Mieszkaniowej „Piast” w Barlinku,
b) pełnomocnika osoby prawnej, będącej członkiem Spółdzielni,
c) pełnomocnika członka, który nie ma zdolności do czynności prawnych lub członka z ograniczoną zdolnością do czynności prawnych.

3. Prawo do informacji podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach:

1) art. 18 ustawy z dnia 16 września 1982 roku Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2003 roku nr 188, poz. 1848 z późniejszymi zmianami) tj.: w przypadku gdy dokumenty stanowią umowy zawarte z osobami trzecimi, jeżeli naruszałoby to prawa tych osób lub jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że uprawniony wykorzysta pozyskane informacje w celach sprzecznych z interesem Spółdzielni i przez to wyrządzi Spółdzielni znaczną szkodę,
2) o ochronie informacji niejawnych,
3) o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, a w szczególności w przepisach ustawy o ochronie danych osobowych.

§ 2

Od osoby uprawnionej wykonującej prawo dostępu do informacji nie wolno żądać wykazania interesu prawnego.

 

ROZDZIAŁ II      UPRAWNIENI DO UDZIELANIA INFORMACJI

§ 3

1. Uprawnionymi do udostępniania informacji są:

1) w zakresie dokumentacji Rady Nadzorczej:

a) Przewodniczący Rady Nadzorczej,
b) Zastępca Przewodniczącego Rady Nadzorczej,
c) Sekretarz Rady Nadzorczej,
d) Zarząd,

2) w zakresie pozostałej informacji,

a) Zarząd,
b) Pracownicy Spółdzielni, w zakresie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących działalności Spółdzielni, trybu i sposobu załatwiania spraw członkowskich (uzgodnionego uprzednio z Zarządem) z uwzględnieniem ograniczeń ujętych w przepisach szczegółowych (ochrona danych osobowych, tajemnica służbowa, tajemnica przedsiębiorstwa, itp.).

2. Uprawnionych wymienionych w ust. 1 jak również członków Rady Nadzorczej obejmuje obowiązek zachowania tajemnicy służbowej w myśl przepisów innych ustaw a w tym ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r z późniejszymi zmianami o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
3. Indywidualni członkowie Rady Nadzorczej nie są uprawnieni do rozpowszechniania informacji otrzymanych na posiedzeniach Rady Nadzorczej bez uprzedniego uzyskania zgody całego organu w drodze głosowania.

 

ROZDZIAŁ III      UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI RADY NADZORCZEJ

 

1. W przypadku udostępniania do wglądu dokumentacji Rady Nadzorczej przez Zarząd, organ ten winien na bieżąco informować Przewodniczącego Rady Nadzorczej, Zastępcę Przewodniczącego lub Sekretarza Rady Nadzorczej o złożonych wnioskach o jej udostępnienie.
2. Do udzielania szczegółowych informacji w zakresie udostępnianej dokumentacji Rady Nadzorczej upoważniona jest Rada Nadzorcza i Zarząd Spółdzielni. Uprawnień tych nie posiadają pracownicy Spółdzielni nie wchodzący w skład organów o których mowa w zdaniu pierwszym.
3. Jeżeli osoba uprawniona wnioskuje o udostępnienie dokumentacji przedstawionej Radzie Nadzorczej do wglądu, nie będącej załącznikiem do protokołów z posiedzeń tego organu, wniosek taki rozpatruje tylko i wyłącznie Zarząd Spółdzielni.
4. Wgląd do protokołów Rady Nadzorczej może nastąpić po uprzednim jego zatwierdzeniu przez Radę Nadzorczą (z zachowaniem procedur Statutowych).

§ 4

1. Zarząd obowiązany jest zapewnić lokalowe lub techniczne środki umożliwiające wykonywanie prawa udostępnienia dokumentacji.
2. W przypadku udostępniania dokumentacji do wglądu uprawnieni wymienieni w § 3 są obowiązani dokonać tego w formie uniemożliwiającej osobie uprawnionej:

1) zniszczenie dokumentacji,
2) wynoszenie oryginałów dokumentacji poza biuro administracji Spółdzielni,
3) przywłaszczenie dokumentacji.

§ 5

1. Zarząd obowiązany jest prowadzić rejestr wniosków o udostępnienie dokumentacji Rady Nadzorczej.
2. Dopuszcza się wspólne dla całości administracji Spółdzielni rejestrowanie wniosków o udostępnienie dokumentacji. Wzór rejestru udostępnionej dokumentacji stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

 

ROZDZIAŁ III      UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI

§ 6

1. Udostępnianie dokumentów następuje w drodze:

1) ogłaszania na tablicy ogłoszeń w biurze administracji Spółdzielni z zastrzeżeniem postanowień § 7,
2) wyłożenia do wglądu zgodnie z zasadami wynikającymi ze Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Piast” w Barlinku,
3) udostępniania, na pisemny wniosek osoby uprawnionej:

- do przeglądania (i ewentualnie kopiowania) w Spółdzielni, w uzgodnionym terminie,
- przesłanie informacji pocztą elektroniczną na podany adres,
- przesłanie informacji na podany adres,
- inny sposób określony przez osobę uprawnioną.

2. Ustala się pisemny, wspólny dla całości administracji, wzór wniosku o udostępnienie dokumentacji zamieszczony w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji.
3. Pisemna forma wniosku nie obowiązuje w przypadku wniosku o udostępnienie:

1) Uchwały Rady Nadzorczej w sprawie uchwalenia Planu przychodów i kosztów na bieżący rok działalności Spółdzielni,
2) Uchwały Rady Nadzorczej w sprawie uchwalenia Planu rzeczowo finansowego remontów na bieżący rok działalności Spółdzielni,
3) Uchwał Rady Nadzorczej w sprawie uchwalenia regulaminów wewnętrznych Spółdzielni.

4. W przypadkach o których mowa w ust. 3 pracownik prowadzący rejestr udostępnionej dokumentacji o którym mowa w § 5, dokonuje w nim stosownego wpisu a osoba, której udostępniono uchwały Rady Nadzorczej potwierdza uzyskanie do nich wglądu własnoręcznym podpisem.
5. Wnioski o udostępnienie dokumentacji lub udzielenie informacji realizuje i udziela na nie odpowiedzi komórka organizacyjna, której te informacje dotyczą.

§ 7

1. Na tablicy ogłoszeń w biurze Spółdzielni umieszcza się:

- informację nt. składu Rady Nadzorczej z podaniem imion i nazwisk członków Rady Nadzorczej, a także ich przynależności do Grupy Członkowskiej oraz okresu trwania kadencji,
- plan (harmonogram) pracy Rady Nadzorczej na bieżący okres sprawozdawczy,
- informację nt. projektu porządku obrad oraz terminu najbliższego posiedzenia Rady Nadzorczej,
- uchwały Rady Nadzorczej z zastrzeżeniem postanowień § 1 ust. 2 oraz ust. 3 niniejszego paragrafu,

2. Uchwały podjęte przez Radę Nadzorczą w bieżącym okresie sprawozdawczym wywiesza się na tablicy ogłoszeń w pierwszym tygodniu po podjęciu, na okres co najmniej dwóch (2) tygodni.
3. Załączniki do uchwał Rady Nadzorczej wykładane są do wglądu w sekretariacie Spółdzielni przez okres dwóch (2) tygodni od dnia podjęcia uchwały przez Radę Nadzorczą. W tym okresie prawo wglądu do załączników nie jest uwarunkowane złożeniem wniosku o udostępnienie dokumentacji, jeżeli osoba uprawniona zainteresowana jest jedynie przeglądaniem dokumentacji w Spółdzielni (z zachowaniem postanowień § 6 ust. 4).

§ 8

1. Udostępniana dokumentacja winna być oznaczona danymi określającymi:

1) podmiot udostępniający informację,
2) danymi określającymi tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji,
3) danymi określającymi tożsamość osoby, która udostępniła informację, oraz datę udostępnienia.

§ 9

1. Udostępnianie dokumentów na wniosek osoby uprawnionej następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie czternastu (14) dni od dnia złożenia wniosku.
2. Jeżeli dokumenty nie mogą być udostępnione w terminie określonym w ust. 1, Zarząd obowiązany jest powiadomić w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż dwa (2) miesiące od dnia złożenia wniosku.

§ 10

1. Udostępnianie dokumentów na wniosek osoby uprawnionej następuje w sposób i w formie zgodnej z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje Zarząd, uniemożliwiają udostępnienie dokumentów w sposób i w formie określonych we wniosku.
2. Jeżeli dokumenty nie mogą być udostępnione w sposób lub w formie określonych we wniosku, Zarząd powiadamia pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem i wskazuje, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie. W takim przypadku, jeżeli w terminie 14 dni od powiadomienia wnioskodawca nie złoży wniosku o udostępnienie dokumentów w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji umarza się.

 

ROZDZIAŁ IV      OPŁATY ZA UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTACJI

§ 11

1. Dostęp do dokumentów jest bezpłatny, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2
2. Jeżeli w wyniku udostępnienia informacji na wniosek osoby uprawnionej, Zarząd ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (łącznie z kosztami przesyłek pocztowych i telekomunikacyjnych), Zarząd może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Wykaz niektórych opłat stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.

 

ROZDZIAŁ IV      UZUPEŁNIENIA WNIOSKÓW

§ 12

1. Zarząd może żądać od wnioskodawcy uzupełnienia wniosku o udostępnienie informacji poprzez:

1) pokrycie kosztów o których mowa w § 11 ust. 2 niniejszej instrukcji,
2) sprecyzowanie zakresu rzeczowego udostępnianych informacji.

2. O konieczności uzupełnienia wniosku Zarząd obowiązany jest zawiadomić wnioskodawcę w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Udostępnienie dokumentów zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia dokumentów albo wycofa wniosek.

3. Zarząd może obciążyć wnioskodawcę kosztami zawiadomień o konieczności uzupełnienia wniosku o udostępnienie informacji.

 

ROZDZIAŁ V      ODMOWA UDOSTĘPNIENIA INFORMACJI

§ 13

1. Odmowa udostępnienia informacji lub umorzenie postępowania o udostępnienie dokumentów w przypadku określonym w § 10 ust. 2 następują w formie decyzji Zarządu.
2. Od uchwały Zarządu osobie uprawnionej przysługuje prawo wniesienia odwołania do Rady Nadzorczej w trybie i na zasadach przewidzianych w Statucie Spółdzielni tj.: w postępowaniu wewnątrzspółdzielczym.
3. Decyzja Rady Nadzorczej w postępowaniu wewnątrzspółdzielczym jest ostateczna.

§ 14

1. Osoba uprawniona, której odmówiono wglądu do dokumentacji o której mowa w § 1 ust. 2 pkt 1, może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie Spółdzielni do udostępnienia tych dokumentów. Wniosek należy złożyć w terminie siedmiu (7) dni od dnia doręczenia pisemnej odmowy.
2. Osobie uprawnionej, której odmówiono prawa dostępu do dokumentacji ze względu na wyłączenie jej jawności z powołaniem się na ochronę danych osobowych, prawo do prywatności oraz tajemnicę inną niż państwowa, służbowa, skarbowa lub statystyczna, przysługuje prawo wniesienia powództwa do sądu o udostępnienie takiej informacji.

 

ROZDZIAŁ VI      POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 15

W zakresie nieuregulowanym w niniejszej instrukcji obowiązują przepisy:

- ustawy Prawo spółdzielcze,
- ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych,
- ustawy o ochronie danych osobowych,
- i innych ustaw.